Consejos de Harvard para organizar reuniones eficientes
De acuerdo a una publicación de Harvard Business Review, en promedio, el 15% del tiempo de las horas totales de trabajo en una organización, es invertido en reuniones. Este porcentaje aumenta significativamente en los rangos más altos de las compañías, alcanzando un 33% en los CEO’S. Indefectiblemente, esto no supondría un inconveniente si el tiempo invertido en reuniones fuera productivo; pero, cada vez más, la dificultad de mantener la concentración y el foco de los participantes durante el transcurso de las mismas (todos nos hemos distraído contestando mensajes alguna vez), está haciendo que se pierda su efectividad, dificultando, a la postre, la comunicación interna en las organizaciones.
Sin lugar a dudas, el tiempo de los colaboradores es el recurso más valioso de cualquier compañía. Tomando en cuenta que las reuniones aún siguen teniendo relevancia dentro de las organizaciones, compartimos contigo los principales consejos del libro “Dirigir reuniones efectivas” publicado por Harvard Business Press.
Objetivos de la reunión
Sí, parece obvio que, para fijar una reunión, es preciso tener claro cuáles son sus objetivos, pero esto no siempre es así. En las organizaciones, muchas reuniones se llevan a cabo por rutina, porque siempre se trabajó así, o porque es preciso abordar una situación, que bien podría haberse resuelto con un llamado telefónico o en un chat. Por este motivo, el hecho de tener bien claro si realmente es necesaria una reunión y, en caso afirmativo, que la misma tenga un objetivo claro, es el primer paso para asegurar su éxito. Además de ser el puntapié inicial para que no se pierda el foco durante la misma.
Recuerda, si el objetivo de la reunión es únicamente compartir información, descártala y pega un memo en la cartelera de la compañía, o mejor, compártela a través de un espacio en Kezmo.
Asistentes
Las personas que conforman una reunión van a determinar el éxito o fracaso de la misma. Más allá de que es preciso determinar por qué una u otra persona debe participar de cada uno de los encuentros que organices, el número total de participantes es también determinante. ¿Conoces la regla 8–18–1800? De acuerdo a los autores, si se debe resolver un problema o tomar una decisión, la reunión no debe tener más de 8 participantes; más personas en una sala, generarían conflictos mayores. En cambio, si el objetivo es realizar un brainstorming, 18 es el número ideal de asistentes (no te preocupes, la idea es recabar ideas, no buscar un consenso entre todos los participantes). Por último, si el objetivo es que toda la organización se entusiasme con una novedad, por ejemplo el lanzamiento de un nuevo producto, invita a 1800 personas (o el total de miembros que haya en tu organización).
Agenda e información relevante
Hayas organizado una reunión de 8, 18 o 1800 participantes, es preciso que cuentes con una agenda del día que incluya todos los puntos que se van a tratar en el encuentro, quién va a abordar cada tema, y cuánto tiempo se destinará al desarrollo de cada asunto. Una vez en la reunión, intenta no desviarte de tu cronograma, créeme, ¡te ahorrarás un gran dolor de cabeza!
Para ello, es imprescindible que compartas de antemano tanto la agenda del día como la información relevante que será abordada durante la reunión, para que la misma se desarrolle de la manera más organizada posible (no tomes en cuenta este consejo si vas a develar un nuevo producto, ante 1800 personas :)). Te recomendamos que utilices los espacios de Kezmo, nuestra herramienta de gestión de equipos y proyectos, para compartir dicha información. ¿Aún no los conoces? Cada espacio es un área de trabajo grupal (permanente o temporal) en la que podrás chatear, compartir documentos, asignar tareas, realizar votaciones y mucho más. ¡Crea un espacio, invita a todos los participantes de la reunión, y comparte el cronograma y toda la información relevante para acudir informado a la misma!
Roles
Te recomendamos que asignes roles previo al comienzo de la reunión: ¿quién estará a cargo de las presentaciones? ¿quién tomará nota de todo lo conversado? ¿cómo sabrán si están cumpliendo con el tiempo previsto? ¿quién estará a cargo de contar los votos, si fuera necesario? Una vez más, el sentido común es el menos común de los sentidos, y por más obvio que parezca, el hecho de ponerse a decidir en el momento quién estará a cargo de cada uno de los puntos mencionados, no es más que una pérdida de tiempo durante la propia reunión. Pst, puedes informar los roles asignados para la misma, en el espacio que creaste en Kezmo.
Puntualidad e infraestructura
Una vez que organizaste meticulosamente la reunión, el siguiente paso es garantizar el éxito de la misma. Para ello, además de todos los aspectos ya mencionados, es determinante que el encuentro comience y termine en hora, y que, previo al comienzo del mismo, te asegures de que cuentas con toda la infraestructura necesaria para su correcto desarrollo (proyector, pizarrón,computadoras, o lo que consideres necesario); ¿a quién no le ha pasado de perder largo rato en una reunión porque uno de los asistentes viene atrasado, o por qué el proyector simplemente no quiere funcionar? Llega con antelación al sitio de encuentro, verifica que el mismo cuenta con toda la infraestructura necesaria, y, llegada la hora de la convocatoria, comienza la reunión con los presentes. Ajústate al cronograma pautado, y asegúrate que se cumpla con los roles asignados. Termina la reunión a la hora pactada, y recuerda, cuanto menos dure, mejor.
Acciones posteriores a la reunión
Como puedes ver, organizar una reunión eficiente implica mucho tiempo y esfuerzo. ¡No permitas que todo tu trabajo quede en el tintero una vez que cada participante haya vuelto a su oficina! Para ello, debes crear, comunicar y hacer seguimiento del plan de acción y tareas que surjan de de la misma. Sí, puedes hacerlo por correo electrónico; pero si realmente quieres que las acciones y tareas surgidas de la reunión se organicen de forma rápida y efectiva, ¡utiliza Kezmo!
En el espacio que ya creaste para compartir la información de la reunión, crea tareas y asignálas a sus responsables, de acuerdo a su prioridad y fecha de entrega prevista. Es más, si el rol de uno de los participantes de la reunión es asignar las tareas en Kezmo, finalizarás la misma con todas las tareas divididas y las prioridades organizadas. Luego, podrás realizar el seguimiento de cada acción de una manera muy sencilla, evaluando su estado de desarrollo en tu espacio Kanban. Una vez alcanzados los objetivos propuestos, puedes simplemente cerrar el espacio destinado a esa reunión.
¿Listo para organizar tu próxima reunión? Crea un espacio en Kezmo, e invita a todos los asistentes a participar! ¡Es gratis!
Puedes acceder al libro completo aquí
